1. Quién responde por los datos de la paciente
Frente a la Paciente, quien responde por sus datos y por su historia clínica es el Centro que la atiende y el profesional tratante. Ellos deciden qué se registra, para qué y por cuánto tiempo.
Sének trata esos datos por cuenta del Centro y siguiendo sus instrucciones, en su condición de custodio técnico. No decide sobre ellos, no los usa para fines propios y no los comparte con otros centros.
Esta distinción importa: si una Paciente quiere acceder, corregir o eliminar su información, el camino es su Centro. Sének no puede atender directamente esas solicitudes sin instrucción del Centro, porque no es quien la atiende ni quien lleva su historia.
2. Qué datos se tratan
Del Centro y su personal: nombre, cédula o RIF, datos de contacto, credenciales de acceso, cargo, rol, horarios, condiciones de comisión y datos de facturación.
De la Paciente, según lo que el Centro registre: nombre, cédula, fecha de nacimiento, teléfono y correo, historial de citas y servicios, pagos y saldos, consentimientos firmados y, cuando el Centro tenga contratado el módulo clínico, historia clínica, antecedentes, evolución, fotografías clínicas y récipes.
Las fotografías que la propia Paciente envía desde su portal o al reservar un servicio que las pide se tratan igual que el resto de su información clínica: solo las ve el profesional que la atiende, quedan cifradas y no entran a su historia hasta que ese profesional las revisa. Enviar una fotografía no sustituye una consulta ni obliga a Sének a evaluarla: quien decide qué hacer con ella es el profesional del Centro.
De uso de la plataforma: registros técnicos de acceso, dirección IP, dispositivo y bitácora de qué usuario entró a qué información y cuándo.
3. Para qué se usan
Para prestar el servicio contratado, sostenerlo técnicamente, atender soporte, emitir facturas, prevenir fraudes y abusos, y cumplir obligaciones legales.
Los datos de una Paciente no se usan con fines publicitarios de Sének, no se venden y no se ceden a terceros con fines comerciales.
Si Sének llegara a usar información para mejorar el producto o elaborar estadísticas, será siempre de forma agregada y anonimizada, de modo que no permita identificar a ninguna persona.
4. Secreto médico
La historia clínica está amparada por el secreto médico. En la plataforma solo la abre el profesional tratante y quien el Centro autorice expresamente por su rol; la recepción no accede a ella.
Todo acceso a información clínica queda registrado en una bitácora con usuario, fecha y hora, disponible para el Centro.
5. Dónde se guardan y quién más interviene
La plataforma se apoya en proveedores de infraestructura en la nube que pueden alojar los datos en servidores ubicados fuera de la República Bolivariana de Venezuela. El Centro lo conoce y lo acepta al contratar.
Sének se apoya en proveedores para alojamiento y base de datos, envío de mensajes de WhatsApp y de correo, y procesamiento de pagos. Cada uno recibe únicamente lo que necesita para cumplir su función y está obligado a confidencialidad.
El uso de WhatsApp se rige además por las condiciones de su proveedor. El Centro es responsable de que la Paciente haya aceptado recibir mensajes por ese canal.
6. Seguridad
Sének aplica medidas técnicas y organizativas razonables: cifrado de la información clínica, control de acceso por rol, credenciales individuales, bitácora de auditoría y respaldos periódicos.
Ninguna medida de seguridad es infalible. Sének no garantiza que la plataforma sea invulnerable a ataques, y el Centro se obliga a hacer su parte: credenciales individuales por persona, revocar el acceso de quien deja de trabajar allí, y no compartir contraseñas.
Si ocurriera un incidente de seguridad que afecte datos del Centro, Sének se lo notificará sin demora indebida con la información que tenga disponible, para que el Centro cumpla lo que le corresponda frente a sus Pacientes y las autoridades.
7. Cuánto tiempo se conservan
Mientras la suscripción esté vigente, y después por los plazos indicados en los Términos del servicio o por el tiempo que la ley obligue a conservar documentación clínica y fiscal, lo que resulte mayor.
El Centro puede solicitar la eliminación de los datos que estén bajo su control, salvo aquellos que Sének deba conservar por obligación legal o para la defensa de reclamos.
8. Pacientes menores de edad
Cuando la Paciente sea menor de edad, corresponde al Centro obtener el consentimiento de su representante legal y dejar constancia de ello antes de registrar sus datos o atenderla.
9. Derechos de la Paciente
La Paciente conserva los derechos que le reconocen la Constitución y las leyes sobre su información personal y su historia clínica, incluido el derecho a conocerla y a solicitar su corrección.
Esos derechos se ejercen ante el Centro que la atiende, que es quien responde por su historia. Sének colaborará con el Centro para que pueda atenderlos.
10. Cambios en esta política
Sének puede actualizar esta política y avisará al Centro por la plataforma o por sus medios de contacto con al menos treinta (30) días de anticipación cuando el cambio sea sustancial.
Para cualquier duda sobre datos, escríbenos a hola@senekapp.com.